Fahrtenbuch führen – was gilt und welche digitalen Tools helfen?

Wer den Dienstwagen auch privat nutzt, muss sich zwischen Sachbezugswert und Fahrtenbuch entscheiden. Letzteres bietet oft steuerliche Vorteile – aber nur, wenn es korrekt geführt wird. Wir erklären, welche Voraussetzungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gelten und welche digitalen Lösungen die Dokumentation erleichtern.

Warum ein Fahrtenbuch führen?

Wenn ein betriebliches Fahrzeug auch privat genutzt wird, ist diese Nutzung steuerpflichtig. Der Regelfall ist der Sachbezug. Alternativ kann ein Fahrtenbuch geführt werden, um den tatsächlichen betrieblichen und privaten Nutzungsanteil zu ermitteln.
Das lohnt sich vor allem, wenn der Privatanteil gering ist – etwa bei hauptsächlich betrieblich genutzten Fahrzeugen oder bei steuerlich sensiblen Fahrzeugen mit hoher CO₂-Emission (Sachbezug bis 2 % möglich).

Voraussetzungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es bestimmte Kriterien erfüllen – sowohl inhaltlich als auch formal.

Formale Anforderungen:

• Lückenlose, zeitnahe Eintragung (idealerweise nach jeder Fahrt)

• Keine nachträglichen Änderungen ohne Nachvollziehbarkeit

• Fortlaufende Nummerierung oder Chronologie

• Gesamtkilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt

Inhalt pro Fahrt:

• Datum

• Kilometerstand zu Beginn und am Ende

• Fahrtzweck (z. B. Kundentermin, Werkstatt, Schulung etc.)

• Start- und Zieladresse

• Gefahrener Kilometeranteil

Privatfahrten dürfen gesammelt angegeben werden – es muss jedoch klar sein, dass sie nicht betrieblich veranlasst sind.

Häufige Fehler bei der Fahrtenbuchführung

• Fehlende oder unklare Fahrtzwecke (z. B. „Kunde“ statt konkreter Name oder Projekt)

• Nachträglich ergänzte oder geänderte Daten ohne Protokollierung

• Leerstellen oder Lücken im Zeitraum

• Schätzung statt exakter Angaben

Solche Mängel führen in der Praxis oft dazu, dass das Fahrtenbuch verworfen wird und automatisch der volle Sachbezug angesetzt wird – selbst wenn das steuerlich nachteilig ist.

Digitale Fahrtenbuch-Tools – was ist erlaubt?

Grundsätzlich ist ein elektronisches Fahrtenbuch zulässig – sofern es die Anforderungen erfüllt. Besonders wichtig ist:

• Manipulationssicherheit

• Unveränderbarkeit der Einträge

• Automatische Aufzeichnung von Fahrtbeginn und ‑ende

• Protokollierung aller Änderungen

Bekannte Anbieter digitaler Fahrtenbücher:

Tipp: Das BMF erkennt elektronische Fahrtenbücher grundsätzlich an – vorausgesetzt, sie erfüllen die oben genannten Anforderungen. Eine PDF-Liste ohne Änderungsverlauf ist nicht ausreichend.

Unser Fazit

Ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch kann Steuern sparen, erfordert aber Disziplin und System.
Wer digitale Tools nutzt, profitiert von Zeitersparnis und besserer Nachvollziehbarkeit – vorausgesetzt, das gewählte Tool ist manipulationssicher und finanzamttauglich.

Wir bei Simplify Tax beraten Sie gerne zu:

• Auswahl des passenden Fahrtenbuchsystems

• steuerlichen Auswirkungen von Sachbezug vs. Fahrtenbuch

• Betriebsprüfungssicherheit Ihrer Aufzeichnungen

Sie überlegen, ob sich das Fahrtenbuch für Sie lohnt? Sprechen Sie mit uns – wir rechnen es für Sie durch.