Verpflichtende elektronische Zustellung über FinanzOnline ab 3. September 2025

Die Finanzverwaltung wird digital – und das mit Nachdruck. Seit 3. September 2025 erfolgt die Zustellung von Bescheiden und Mitteilungen an Unternehmer:innen verpflichtend über FinanzOnline. Wer diese Umstellung ignoriert, riskiert Fristversäumnisse und verpasste Rechtsmittel. Wir erklären, was sich ändert – und wie Sie sich rechtzeitig vorbereiten.

Was genau ändert sich?

Mit 3. September 2025 trat eine neue gesetzliche Regelung in Kraft:
Alle Unternehmer:innen, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet sind, erhalten Schriftstücke der Finanzverwaltung ausschließlich elektronisch über FinanzOnline.

Dazu zählen z. B.:

• Einkommensteuerbescheide

• Umsatzsteuerbescheide

• Rückzahlungsanträge

• Mahnungen

• Fristsetzungs- und Erinnerungsschreiben

Wichtig:
Bereits abgegebene Verzichtserklärungen auf die elektronische Zustellung verlieren ihre Wirkung. Ein Zurück zur Papierzustellung gibt es künftig nicht mehr.

Ab wann gilt ein Schriftstück als zugestellt?

Sobald ein neues Dokument im FinanzOnline-Postfach hinterlegt ist, gilt es als rechtswirksam zugestellt – unabhängig davon, ob Sie es geöffnet oder gelesen haben.

Das bedeutet:
Fristen für Zahlungen oder Beschwerden beginnen sofort zu laufen, auch wenn keine gesonderte Verständigung erfolgt.

Wer ist betroffen?

Grundsätzlich betroffen sind alle Unternehmer:innen, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet sind – also die überwiegende Mehrheit der Selbständigen und Betriebe.

Nicht betroffen sind:

• Kleinunternehmer:innen, die keine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben

• Privatpersonen, die nicht unternehmerisch tätig sind

Wenn Sie durch eine Steuerberatungskanzlei vertreten werden und dort eine gültige Zustellvollmacht hinterlegt ist, erfolgt die Zustellung automatisch an diese – wie bisher.

Was Sie jetzt tun sollten

Um keine wichtige Nachricht zu verpassen, empfehlen wir folgende Schritte:

1. E-Mail-Benachrichtigung aktivieren: In FinanzOnline können Sie sich per E-Mail verständigen lassen, wenn neue Dokumente im Postfach liegen. Diese Funktion muss aktiv gesetzt sein.

2. E-Mail-Adresse überprüfen: Prüfen Sie, ob die in FinanzOnline hinterlegte E-Mail-Adresse aktuell und erreichbar ist.

3. Regelmäßiger Login: Auch wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten – kontrollieren Sie Ihren Posteingang in FinanzOnline regelmäßig.

4. Zustellvollmacht aktualisieren: Wenn wir als Ihre steuerliche Vertretung Schriftstücke für Sie empfangen sollen, stellen Sie sicher, dass eine aktuelle Zustellvollmacht vorliegt.

Warum diese Änderung kommt

Die Umstellung auf die verpflichtende elektronische Zustellung ist Teil der Digitalisierungsstrategie der österreichischen Finanzverwaltung. Ziel ist es, Verwaltungsvorgänge effizienter, ressourcenschonender und schneller zu gestalten – sowohl für Behörden als auch für Unternehmer:innen.

Die Rechtsgrundlage bildet das Budgetbegleitgesetz 2025.

Unser Fazit bei Simplify Tax

Die verpflichtende elektronische Zustellung bringt nicht nur Pflichten, sondern auch Chancen:

• Informationen stehen schneller zur Verfügung.

• Papierkrieg entfällt.

• Fristen können frühzeitig erkannt und bearbeitet werden – wenn man gut vorbereitet ist.

Wir bei Simplify Tax begleiten Sie bei der Umstellung:

• Wir kontrollieren Ihre FinanzOnline-Daten auf Aktualität.

• Wir sorgen für eine gültige Zustellvollmacht.

• Wir bieten klare Abläufe für die sichere Fristüberwachung.

Nehmen Sie die Umstellung ernst – dann profitieren Sie von der neuen digitalen Kommunikation mit der Finanz.
Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.