Steuerliche Pflichten für Online-Shops – das musst du wissen

Der eigene Online-Shop ist oft schnell erstellt – aber steuerlich komplex. Egal ob Produkte über Shopify, WooCommerce oder Etsy verkauft werden: Wer online verkauft, hat nicht nur umsatzsteuerliche Pflichten, sondern sollte auch einkommensteuerlich und buchhalterisch gut aufgestellt sein. Wir geben einen Überblick über die wichtigsten steuerlichen Themen beim E-Commerce.

Unternehmensgründung – Rechtsform und Anmeldung

Noch bevor der erste Verkauf über den Online-Shop erfolgt, muss der Betrieb steuerlich sauber aufgesetzt sein:

• Gewerbeanmeldung: Der Betrieb eines Online-Shops ist in der Regel ein meldepflichtiges Gewerbe (Handelsgewerbe). Die Anmeldung erfolgt bei der Bezirksverwaltungsbehörde oder dem Magistrat.

• Rechtsform: Einzelunternehmen, OG, GmbH – je nach Umsatzgröße und Haftungsrisiko sollte die passende Rechtsform gewählt werden.

• Finanzamtsmeldung: Über FinanzOnline oder Steuerberater:in erfolgt die steuerliche Erfassung (Fragebogen zur Betriebseröffnung).

• UID-Nummer: Für innergemeinschaftliche Lieferungen und Auslandsgeschäfte notwendig.

Umsatzsteuer: Wann, wie viel, wohin?

Umsatzsteuerpflicht in Österreich

• Vereinfacht gesagt: Sobald Umsätze über 55.000 € jährlich erzielt werden, fällt die Kleinunternehmerregelung weg und es besteht Umsatzsteuerpflicht. Bei Überschreiten der Umsatzgrenze um nicht mehr als 10 %, dürfen Rechnungen bis Jahresende ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Bei Überschreitung von mehr als 10 % sind alle weiteren Rechnungen ab diesem Zeitpunkt steuerpflichtig. 

• Innerhalb der Grenze kann man freiwillig zur Umsatzsteuer optieren, was bei hohem Vorsteuerabzug vorteilhaft sein kann.

OSS-Verfahren bei Verkäufen ins EU-Ausland

Seit 1. Juli 2021 gilt die EU-weite Lieferschwelle von 10.000 €: Wer an Privatpersonen in anderen EU-Staaten verkauft, muss ab dieser Grenze die Umsatzsteuer im Zielland abführen. Dafür steht das OSS-System (One-Stop-Shop) zur Verfügung – eine zentrale Meldestelle beim österreichischen Finanzamt für alle EU-Länder.

Tipp: Sobald du grenzüberschreitend tätig bist, solltest du klären, ob du ins OSS-Verfahren musst – andernfalls droht Registrierungspflicht in mehreren EU-Staaten.

Rechnungen, Buchhaltung & Kassensystem

• Rechnungen müssen alle gesetzlich geforderten Angaben enthalten (z. B. Name, UID-Nummer, Betrag, USt-Satz, fortlaufende Nummerierung, etc).

• Je nach Shop-System (z. B. Shopify, WooCommerce) können Rechnungen automatisiert erstellt werden.

• Bei Verkäufen an Privatkunden über Online-Shops ist in der Regel keine Registrierkasse notwendig – weil keine Barzahlung im engeren Sinn erfolgt.

• Eine ordentliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchführung (ab EUR 700.000 Umsatz verpflichtend) ist unerlässlich.

Einkommensteuer und Gewinnermittlung

Die Gewinne aus dem Online-Shop unterliegen der Einkommensteuer (bei Einzelunternehmen) oder Körperschaftsteuer (bei GmbHs). Die Gewinnermittlung kann unter anderem erfolgen durch:

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (vereinfachte Form)

• Bilanzierung, wenn gesetzlich verpflichtend oder freiwillig gewählt

Als Betriebsausgaben bzw Aufwendungen absetzbar sind unter anderem:

• Wareneinsatz (Einkaufskosten)

• Kosten für Werbung (Google Ads, Meta etc.)

• Verpackung, Versand

• Plattformgebühren (z. B. Etsy, Amazon, Shopify)

• Webhosting, Software, Zahlungsanbieter-Gebühren

• Steuerberatungskosten

Sonderthemen im E-Commerce

Plattformverkäufe (Etsy, Amazon, eBay)

Verkäufe über Plattformen sind grundsätzlich wie eigene Verkäufe zu behandeln. Die Plattform stellt zwar meist die Rechnung – Umsatz und Steuerpflicht liegen dennoch beim Händler. Plattformen übermitteln seit 2023 verstärkt Verkaufsdaten an Steuerbehörden im Rahmen der DAC7-Richtlinie – daher gilt: sauber dokumentieren.

Dropshipping

Achtung bei Dropshipping: Umsatzsteuerliche Risiken, wenn Ware nicht physisch durch das eigene Unternehmen geht. Die Umsatzsteuerschuld kann im Ausland entstehen – Beratung dringend empfohlen.

Gutscheine

Einzweck- oder Mehrzweckgutschein? Unterschiedliche umsatzsteuerliche Behandlung – vor allem bei länderübergreifendem Verkauf wichtig.

Steuerliche Registrierung im Ausland?

In folgenden Fällen kann eine USt-Registrierung im Ausland unter anderem notwendig werden:

• Verkauf an Kunden außerhalb des OSS-Verfahrens

• Lagerhaltung in Amazon-Zentrallagern (z. B. FBA in Deutschland oder Polen)

• Betriebsstätten oder feste Einrichtungen im Ausland

Vorsicht: Eine fehlende Registrierung kann zu empfindlichen Nachzahlungen führen.

Fazit

Ein Online-Shop ist steuerlich deutlich komplexer als ein klassisches Ladengeschäft – gerade wegen der EU-Regeln, Plattformverkäufe und digitalen Zahlungsflüsse.

Wir empfehlen:

• Klare Dokumentation aller Verkäufe, Gebühren, Versand- und Lagerkosten

• Prüfung der Umsatzsteuerpflichten im In- und Ausland

• Professionelle Begleitung bei OSS-Anmeldung und Rechnungslegung

Wir bei Simplify Tax unterstützen dich vom ersten Verkauf bis zur steueroptimierten Struktur – und helfen dir, im E-Commerce den Überblick zu behalten.