OFFENLEGUNG VON JAHRESABSCHLÜSSEN

Die Jahresabschlüsse von Kapitalgesellschaften, verdeckten Kapitalgesellschaften, Zweignieder­lassungen ausländischer Kapitalgesellschaften und bestimmter Genossenschaften mit dem Bilanzstichtag 31.12.2024 müssen bis spätestens 30.9.2025 elektronisch beim Firmenbuch eingelangt sein. Grundsätzlich sind dazu die gesetzlichen Vertreter der Gesellschaften verpflichtet. Daher sind diese auch Adressaten der Strafbestimmungen.

Allgemeine Bestimmungen zur Offenlegung

Die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften haben den Jahresabschluss und ggf. den Lagebericht nach seiner Behandlung in der Haupt- bzw. Generalversammlung, jedoch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, gegebenenfalls samt Bestätigungsvermerk beim zuständigen Firmenbuch einzureichen. Weiters sind der Ergebnisverwendungsbeschluss und gegebenenfalls der Bericht des Aufsichtsrates vorzulegen. Alle Unterlagen sind grundsätzlich elektronisch zu übermitteln. Lediglich bei Kapitalgesellschaften mit einem Umsatz von bis zu € 70.000 ist die Einreichung in Papierform zulässig.

Als Kapitalgesellschaft gelten neben der AG und der GmbH auch kapitalistische Personen­gesellschaften (z.B. GmbH & Co KG) und die flexible Kapitalgesellschaft (subsidiär nach den GmbH-Regelungen). Entscheidend für die Zuordnung zu einer Größenklasse ist, dass 2 der 3 Merkmale an den Abschlussstichtagen an zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten bzw. nicht mehr überschritten werden. Bei Um- oder Neugründungen treten die Rechtsfolgen bereits ein, wenn die Größenmerkmale am ersten Abschlussstichtag nach der Um- oder Neugründung vorliegen. Bei Abschlussprüfungen ist darauf zu achten, ob kurzfristig aus der Prüfungspflicht eine freiwillige Prüfung wird. Dafür ist eine neue Vereinbarung mit dem Wirtschaftsprüfer abzuschließen.

Vertreter österreichischer Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften haben die Unterlagen der Hauptgesellschaft in deutscher oder englischer Sprache offenzulegen. Handelt es sich um eine große AG, so ist die Veröffentlichung auf der EVI-Plattform zu veranlassen. Der diesbezügliche Nachweis ist dem Firmenbuch offenzulegen. Der nach ausländischem Recht erstellte Jahresabschluss stellt insofern auch eine Ausnahme von der strukturierten Einreichung an das Firmenbuch dar. Befreiungstatbestand: Eine Veröffentlichung in Österreich kann unterbleiben, wenn die geforderten Unterlagen in Deutsch oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache über das Business Register Interconnection System (BRIS) abrufbar sind. Durch eine einmalige Offenlegung im BRIS kann sich die ausländische Kapitalgesellschaft einiges an Aufwand ersparen.

Firmenbucheinreichung – Neuerungen für den elektronischen Rechtsverkehr (ERV)

Seit 1.7.2022 sind die einzureichenden Jahresabschlussdaten auf elektronischem Weg in strukturierter Form an das Firmenbuch zu übermitteln. Diese können entweder als XML-Datei über FinanzOnline (FON) oder mittels ESEF erfolgen.

Mit der Verordnungsnovelle, die am 1.3.2025 in Kraft getreten ist, wird FinanzOnline ab 1.1.2026  als Übermittlungsweg eingestellt. Jahresabschlüsse sind in der neuen Struktur JAb 4.0 zu errichten.

Seit dem 1.3.2025 gibt es drei Arten, den Jahresabschluss / Konzernabschluss beim Firmenbuch einzureichen, unabhängig davon, ob dieser durch das vertretungsbefugte Organ eines Unternehmens oder einen beauftragten Steuerberater / Wirtschaftsprüfer eingereicht wird:

• Kleine Unternehmen (Formblatt-Einreicher) können auf „justizonline.gv.at“ über ein neues Online-Formblatt die Formblattdaten manuell eingeben und direkt an das Firmenbuchgericht in strukturierter Version 4.0 übermitteln. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung.

• Weiters besteht die Möglichkeit, die XML-Datei mit Hilfe einer Übermittlungsstelle im elektronischen Rechtsverkehr (ERV) direkt beim Firmenbuchgericht einzubringen

• Bei Verwendung einer eigenen Bilanzierungssoftware können exportierte JAb-Daten als XML-Datei über ein Online-Formular auf JustizOnline hochgeladen und strukturiert beim Firmenbuch­gericht eingereicht werden.

TIPP: Es empfiehlt sich, aufgrund der anfallenden Mehrarbeiten und der möglichen technischen Probleme die Einreichung wie bisher vorzunehmen. Die Übergangsfrist endet am 31.12.2025.

Konzernabschlüsse sind ebenfalls in strukturierter Form offenzulegen. Wird befreiend der ausländische Konzernabschluss veröffentlicht, stellt dies einen Ausnahmefall von der strukturierten Einreichung dar. Die Unterlagen können in diesem Fall als pdf-Anhang beim Firmenbuchgericht eingereicht werden. Wird ein Konzernabschluss gemäß IFRS aufgestellt, ist er im ESEF-Format zu veröffentlichen.

Vertreter österreichischer Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften[1] haben die Unterlagen der Hauptgesellschaft in deutscher oder englischer Sprache offenzulegen. Handelt es sich um eine große AG, so ist die Veröffentlichung auf der EVI-Plattform zu veranlassen. Der diesbezügliche Nachweis ist dem Firmenbuch offenzulegen. Der nach ausländischem Recht erstellte Jahresabschluss stellt insofern auch eine Ausnahme von der strukturierten Einreichung an das Firmenbuch dar. Befreiungstatbestand: Eine Veröffentlichung in Österreich kann unterbleiben, wenn die geforderten Unterlagen in Deutsch oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache über das Business Register Interconnection System (BRIS) abrufbar sind. Durch eine einmalige Offenlegung im BRIS kann sich die ausländische Kapitalgesellschaft einiges an Aufwand ersparen.

Sanktionen bei verspäteter Offenlegung

Wer es dennoch nicht schafft, fristgerecht einzureichen, dem droht eine automatische Zwangsstrafe von mindestens € 700 pro Geschäftsführer (Vorstand) und Gesellschaft (kleine Kapitalgesellschaften) sowie alle zwei Monate weitere automatische Zwangsstrafen, bis der Jahresabschluss beim Firmenbuch hinterlegt ist. Bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften erhöht sich die Zwangsstrafe im ordentlichen Verfahren auf das Dreifache, also mindestens € 2.100 pro Organ und Gesellschaft; bei großen Kapitalgesellschaften auf das Sechsfache, also mindestens € 4.200 pro Organ und Gesellschaft. Bei Kleinstkapitalgesellschaften halbiert sich die Zwangsstrafe und beträgt € 350.

Quelle: © by ÖGSW- Klienten- und KollegenInfo, Stand 30.08.2025