KI im Wandel II: Wann Updates & Nachtraining zur Aktivierung als AK/HK führen können

Im ersten Teil „KI im Wandel I: Nachtraining & Updates als Erhaltungsaufwand“ haben wir gezeigt, dass laufende Updates und nachgelagertes Training bei KI häufig Erhaltungsaufwand sind. In der Praxis kann es aber Konstellationen geben, in denen Maßnahmen so weit gehen, dass sie neues Nutzenpotenzial schaffen. Dann stellt sich die Frage, ob Aufwendungen zu aktivieren sind – als Anschaffungsnahe Kosten, nachträgliche Anschaffungskosten oder (nachträgliche) Herstellungskosten.

Wann ist KI überhaupt ein aktivierbarer Vermögenswert?

Aus Sicht der Bilanzierung ist KI grundsätzlich ein immaterieller Vermögenswert, weil sie wirtschaftlich nutzbar, abgrenzbar und grundsätzlich bewertbar ist. In der Steuerbilanz liegt die typische Besonderheit jedoch darin, dass selbst geschaffene immaterielle Werte oft nicht aktiviert werden dürfen (Aktivierungsverbot).

Praktische Konsequenz:

• Entgeltlich erworbene KI (von Dritten gekauft) kann grundsätzlich aktiviert werden (Anlagevermögen).

• Selbst entwickelte KI ist häufig gerade nicht aktivierbar, weil das Aktivierungsverbot greift.

Wenn keine Aktivierung erfolgt (zB bei selbst hergestellter KI), werden nachträgliche Trainingskosten in vielen Fällen laufender Aufwand sein – schon deshalb, weil die späteren Trainingsmaßnahmen isoliert betrachtet meist kein eigenes aktivierungsfähiges Wirtschaftsgut darstellen und ebenfalls vom Aktivierungsverbot erfasst wären.

Ein häufiger Grenzfall: Anpassung direkt nach dem Kauf

Bei entgeltlich erworbener KI kommt es oft unmittelbar danach zu:

• Anpassungen an betriebliche Bedürfnisse,

• Training mit eigenen Unternehmensdaten,

• Integration in bestehende IT-Systeme,

• Implementierung in Prozesse.

In solchen Fällen stellt sich die Frage, ob diese Aufwendungen noch dazu dienen, die KI überhaupt einsatzbereit zu machen. Liegen Aufwendungen zur Einsatzbereitschaft vor, dann werden diese Kosten noch im Rahmen der Anschaffung miterfasst und stellen dementsprechend Anschaffungskosten dar.

Wann kann Aktivierung ins Spiel kommen?

Aktivierungsthemen entstehen dort, wo Updates oder Training nicht nur „pflegeähnlich“ sind, sondern die KI funktional auf ein neues Niveau heben.

Das kann vorliegen, wenn:

• neue Funktionen hinzukommen, die neue Aufgaben ermöglichen

• der Anwendungsbereich deutlich erweitert wird (zB bisher nur Text à zusätzlich Bild/Video)

• massive Eingriffe in den Code/Algorithmus erfolgen und sich die Nutzungslogik wesentlich ändert

• insgesamt ein qualitativer Sprung erreicht wird, der über eine bloße Verbesserung hinausgeht

In der Praxis ist die Hürde hoch: Viele Verbesserungen wirken zwar beeindruckend, bleiben aber funktional im gleichen Rahmen. Und je mehr Anbieter auf viele kleine, laufende Updates setzen, desto öfter bleibt es (steuerlich betrachtet) bei laufendem Aufwand.

Ganz selten: Entsteht „etwas Neues“, das wie ein neues Produkt wirkt?

Nur ausnahmsweise kann eine Weiterentwicklung so umfassend sein, dass wirtschaftlich betrachtet eine neue Version mit eigenständigem Wert entsteht – quasi ein „neues Produkt“. Indizien dafür können sein:

• deutliche zeitliche Zäsur zwischen alter und neuer Version

• komplette Überarbeitung (Code, Trainingsbasis, Oberfläche, Ausrichtung)

• neue Lizenzmodelle, neue Vermarktung, ggf. Datenmigration

• Weiterentwicklungskosten, die die Ausgangslösung deutlich übersteigen

Aber: Reines „automatisches Dazulernen“ führt in der Regel nicht dazu, dass die KI plötzlich ihren Aufgabenbereich selbstständig erweitert. Meist braucht es dafür weiterhin menschliche Steuerung (Konzept, technische Anpassung, neue Zielsetzung). Deshalb sind solche Fälle eher selten.

Fazit

Für Unternehmen gilt als Faustlinie:

• Aktivierungspflichtige Herstellungskosten kommen erst dann in Betracht, wenn Updates/Training zu neuen Funktionen, einem erheblichen Qualitätssprung mit geänderter Nutzung oder einer wesentlichen Erweiterung führen.

• Ein neues Bilanzobjekt entsteht nur in seltenen Ausnahmefällen (zB „neue Version“ mit eigenständigem Marktwert).

Gerade bei umfangreicheren Weiterentwicklungen ist eine sorgfältige Einzelfallprüfung und Dokumentation entscheidend, um Bilanzierungsrisiken zu vermeiden.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Beurteilung, ob bei Ihren KI-Projekten eine Aktivierungspflicht besteht, und sorgen für eine prüfungssichere bilanzielle Umsetzung.

Visuelle Gestaltung: Hannah Dardis