KI einführen in der Kanzlei – Ein Erfahrungsbericht und Best Practices

Wie gelingt die erfolgreiche Einführung von KI in einer Steuerberatungskanzlei? Auf der TaxTech Konferenz 2025 haben wir uns mit anderen innovativen Kanzleien unterhalten, um Einblicke und Learnings auszutauschen, die die erfolgreiche Einführung von KI in Kanzleien definieren.

In vier Schritten zur KI-Nutzung

1. Freigabe der Geschäftsführung einholen: Ohne Rückhalt von oben wird der Prozess nie nachhaltig funktionieren.

2. Mitarbeitende aktiv einbinden: Ängste abbauen, Use Cases erklären, Feedback einholen.

3. Mit einem konkreten Anwendungsfall starten: Beispiel: Automatisierte Fristenkontrolle, E-Mail-Auswertung, Vorschläge für Buchungssätze.

4. Erfolge sichtbar machen: Vorteile klar darstellen, wie z.B. Zeitersparnis, Fehlervermeidung, zufriedenere Mandant:innen.

Was nicht funktioniert: Perfektionismus

Ein häufiger Fehler: „Wir informieren uns noch und warten, bis wir die perfekte Lösung haben.“ Realität: Diese Lösung kommt nie.

Besser:

• Mit einem echten Pain Point starten: Frage dich (bzw. dein Team): Was nervt uns im Alltag am meisten? Das kann die manuelle Belegablage sein, das mühsame Fristencontrolling oder die ständige Suche nach fehlenden Unterlagen. Solche Herausforderungen sind ideale Startpunkte, weil sie greifbar, spürbar und motivierend sind.

• Lösungen iterativ entwickeln. Es muss nicht sofort alles automatisiert sein. Besser ist ein Prototyp, der in einem Teilbereich funktioniert – z. B. nur für einen Fall oder eine Abteilung. Daraus ergeben sich schnell Learnings, die man in der nächsten Ausbaustufe berücksichtigen kann. So bleibt das Projekt agil, flexibel und praxisnah.

• Offen kommunizieren: „Wir probieren das jetzt aus.“. Veränderung gelingt nur mit einem offenen Mindset. Wer von Anfang an transparent macht, dass es ein Lernprozess für alle ist, nimmt Ängste und schafft Vertrauen – sowohl im Team als auch bei Mandant:innen. Ein klarer, ehrlicher Satz wie „Wir testen das gemeinsam“ wirkt oft stärker als jede fertige Präsentation.

Und: Spezialist:innen einbinden: Ein besonders mutiger Schritt wäre z.B. ab einem gewissen Punkt in der Implementierung von KI in der Kanzlei einen Softwareingenieur anzustellen, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln.

Das zeigt:

• KI ist nicht nur Tech – es ist Strategie.

• Wer langfristig denkt, investiert bewusst – nicht nur in Tools, sondern in Köpfe.

Unser Fazit:

KI-Einführung ist kein „Tool-Kauf“. Es ist ein Change-Prozess – mit allen Hürden, aber auch riesigen Chancen.

Bei Simplify Tax haben wir die Erfahrung gemacht: Wer früh beginnt und Mitarbeitende aktiv einbindet, profitiert schnell – fachlich, organisatorisch und kulturell. Der wichtigste Erfolgsfaktor: Nicht Perfektion, sondern Bereitschaft, Neues auszuprobieren – Schritt für Schritt, Use Case für Use Case.