E-Rechnung in der EU – Aktueller Überblick & kommende Entwicklungen

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist längst mehr als ein Digitalisierungstrend – sie wird in der gesamten Europäischen Union Schritt für Schritt zur Pflicht. Was bisher vor allem im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggeber:innen (B2G) vorgeschrieben war, weitet sich nun auf den B2B-Bereich aus. Ziel der EU ist es, Steuerbetrug einzudämmen, Mehrwertsteuermeldungen zu vereinheitlichen und Verwaltungsprozesse zu digitalisieren.

Für Unternehmer:innen bedeutet das: rechtzeitig umstellen, um nicht nur gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch von den Vorteilen der automatisierten Rechnungsabwicklung zu profitieren.

1. Europäische Grundlagen

• Die Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Stellen EU-weit seit 2019 zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen im Format EN 16931 (e‑Invoice). Mit dieser EU-Regelung sollen Interoperabilität, Transparenz und Effizienz gestärkt werden.

• Das zugehörige eInvoicing HUB der Europäischen Kommission unterstützt Unternehmen und Behörden bei der technischen Umsetzung und bietet eine zentrale Service- und Supportplattform.

2. Aktuelle Situation in Deutschland: E-Rechnungspflicht ab 2025

• Start der Soft‑Launch‑Phase (Empfangspflicht): Seit dem 1. Jänner 2025 müssen sämtliche umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format (EN 16931-konform) zu empfangen. Papierrechnungen oder PDFs genügen dann nicht mehr.

  
  Übergangsfristen und Stufenmodell:

• Bis 31. Dezember 2026 können Unternehmen mit einem Jahresumsatz ≤ € 800.000 weiterhin Papierrechnungen oder PDFs versenden.

• Ab 1. Jänner 2027 entfällt schrittweise die Versandoption – E‑Rechnungen, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1), werden verpflichtend.

• Vollständige Umsetzung für alle Unternehmen ist ab 1. Jänner 2028 vorgesehen.
  

• Formate und technische Anforderungen: Zulässig sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Der Empfänger muss technisch in der Lage sein, die E‑Rechnung automatisch zu verarbeiten. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers ist nicht mehr erforderlich.

3. Aktuelle Situation in anderen Mitgliedstaaten

• Bisher existieren sehr unterschiedliche nationale Systeme – z. B. Realtimesysteme in Ungarn, Online SAF-T in Polen, oder SII in Spanien. Diese Vielfalt erschwert grenzüberschreitende Compliance.

• Beispielhaft:

  • Italien: seit 2019 verpflichtendes E‑Rechnungsystem (SDI) sowohl für B2G (Business to Government) als auch für B2B/B2C.

  • Polen: Strukturierte E‑Invoices (KSeF) sind seit ab 2026 verpflichtend.

  • Frankreich: Einführung der B2B-Pflicht für E‑Invoices im Juli 2024 geplant gewesen, nun auf 2026 und 2027 verschoben.

4. Blick in die Zukunft – EU-Reformpaket „VAT in the Digital Age“ (ViDA)

• Das umfassende Reformpaket ViDA wurde im März 2025 rechtskräftig angenommen. Ziel ist ein modernes, digitales Mehrwertsteuersystem.

• Erste Säule („E‑Invoicing & Digital Reporting“):

  • Mitgliedstaaten dürfen bereits seit April 2025 verpflichtende E‑Rechnungen für inländische Geschäfte einführen.

  • Ab 1. Juli 2030 wird für B2B- und B2G-Geschäfte innerhalb der EU strukturierte E‑Rechnungspflicht bestehen.

  • Ab 1. Januar 2035 ist ein vollständig harmonisiertes EU‑System geplant.

• Zusätzliche Reformaspekte betreffen digitale Plattformwirtschaft und den europaweiten OSS (One Stop Shop) für Mehrwertsteuermeldungen.

Conclusio

Die E‑Rechnung ist längst Realität – vor allem im öffentlichen Bereich (B2G). Doch zunehmend greifen auch nationale Regelungen (z. B. Italien oder Deutschland), die zunehmend auf B2B‑Rechnungen zielen.

Die EU‑Reform ViDA ist ein Meilenstein zur Vereinheitlichung und Automatisierung des Mehrwertsteuersystems. Bereits ab 1. Juli 2030 erwartet die EU verpflichtende strukturierte E‑Rechnungen im B2B‑Bereich – langfristig ist ein homogenes EU‑System geplant.

Ihr Nutzen: Effizienzsteigerung, weniger manuelle Fehler, geringere Kosten – durch frühzeitige Umstellung erlangen Sie Wettbewerbsvorteile.