Wichtige Änderungen ab 2026: Was sich in Lohnverrechnung und Arbeitsrecht konkret ändert

Mit 2026 treten zahlreiche gesetzliche und kollektivvertragliche Änderungen in Kraft. Viele davon betreffen unmittelbar die Lohnverrechnung, arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen und die Dokumentationspflichten von Unternehmen.

Dieser Beitrag gibt einen strukturierten Überblick über die wichtigsten Neuerungen – mit Fokus auf deren praktische Auswirkungen.

1. Lohnverrechnung & Sozialversicherung

Anmeldung zur Sozialversicherung

Ab 01.01.2026 muss bei der Anmeldung zusätzlich das vereinbarte Arbeitszeitausmaß gemeldet werden. Diese Verpflichtung gilt auch für kurzfristige oder fallweise Beschäftigungen.

Jahreslohnzettel (L16)

Der L16 wird deutlich erweitert. Künftig sind unter anderem gesondert auszuweisen:

• Sachbezüge (inkl. Details zu KFZ)

• steuerfreie Zuschläge gemäß § 68 EStG

• Essensbons

• Kostenersätze (z. B. für Ladeinfrastruktur oder Stromkosten)

Diese Erweiterungen erfordern eine frühzeitige Abstimmung und vollständige Datengrundlage.

Geringfügige Beschäftigungen

Mehrfach geringfügig Beschäftigte unterliegen künftig unter bestimmten Voraussetzungen der Arbeitslosenversicherung. Gleichzeitig gelten strengere Regelungen für den Bezug von Arbeitslosengeld bei paralleler geringfügiger Beschäftigung.

2. Steuerliche Änderungen bei Entgelten

Feiertagsarbeitsentgelt

Dieses wird ab 2026 ausdrücklich in den Katalog der begünstigten Zuschläge aufgenommen und kann innerhalb der bestehenden Grenzen steuerfrei behandelt werden.

Überstundenzuschläge

Für das Jahr 2026 gelten klare Grenzen für die Steuerfreiheit:

• max. 15 Überstunden pro Monat

• Zuschläge bis max. 50 %

• maximal EUR 170 pro Monat steuerfrei

Darüber hinausgehende Beträge sind steuerpflichtig.

3. Dokumentation & Nachweispflichten

Dienstreisen

Die Anforderungen an die Dokumentation werden deutlich verschärft. Jede Dienstreise muss einzeln und nachvollziehbar erfasst werden, inklusive:

• Zeitangaben (Abreise/Ankunft)

• Reiseziel und -zweck

• Kostenaufstellung

Fehlende oder pauschale Aufzeichnungen führen dazu, dass steuerfreie Ersätze verloren gehen können.

Fahrtenbuch & KM-Geld

Auch bei Fahrtenbüchern sind detaillierte Angaben erforderlich (Fahrzeug, Strecke, Zweck, Kilometerstände). Nur so bleibt die steuerliche Anerkennung gewährleistet.

4. Sachbezug & Kostenersätze

Spezialfahrzeuge

Die Ausnahmen vom Sachbezug werden erweitert, insbesondere für:

• Montagefahrzeuge

• Fahrzeuge ohne überwiegende Personenbeförderung (z. B. Kastenwagen)

Wichtig: Eine private Nutzung muss nachweislich untersagt werden.

Öffentliche Verkehrsmittel

Kostenersätze für Öffi-Tickets können künftig auch pauschal berücksichtigt werden – gedeckelt mit den Kosten des Klimatickets.

5. Branchenspezifische Regelungen

Trinkgeld

Trinkgelder bleiben unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei, sind jedoch sozialversicherungspflichtig. Die bestehenden Pauschalen werden angepasst und teilweise ausgeweitet.

Schwerarbeit

Bestimmte Pflegeberufe werden neu als Schwerarbeit eingestuft, sofern definierte Voraussetzungen erfüllt sind (z. B. Schichtarbeit, überwiegende Pflegetätigkeit).

6. Arbeitsrechtliche Änderungen

Kündigungsfristen bei Arbeiter:innen (Saisonausnahmen)

Saisonausnahmen bleiben nur dann zulässig, wenn entsprechende kollektivvertragliche Regelungen bereits bestehen. Neue Ausnahmen sind nicht mehr möglich.

Aufenthaltstitel „Grenzgänger“

Ab Dezember 2025 wird ein eigener Aufenthaltstitel für Drittstaatsangehörige eingeführt, die grenzüberschreitend tätig sind.

Hitzeschutzverordnung

Ab 2026 gelten verpflichtende Maßnahmen zum Schutz von Arbeitnehmer bei Hitze und UV-Strahlung, insbesondere für Tätigkeiten im Freien.

7. Prüfungs- und Haftungsthemen

Pauschale Prüfungsabgabe

Bei unzureichender Dokumentation kann künftig eine pauschale Abgabe festgesetzt werden – auch ohne konkrete Zuordnung zu einzelnen Dienstnehmern.

Scheinunternehmen

Neue Indikatoren (z. B. Rückstände bei Abgaben) erhöhen das Risiko, als Scheinunternehmen eingestuft zu werden.

8. Kollektivvertragliche Neuerungen

Handel

• Möglichkeit zur Arbeitszeiterhöhung bei Teilzeit

• Erweiterung der Samstagsregelungen

• Rückverrechnung von Urlaubsbeihilfen unter bestimmten Bedingungen

Information & Consulting / IT

• Erhöhung von Taggeld und KM-Geld

• Anpassungen bei Reisezeiten und deren Vergütung

9. Zulagen & steuerfreie Leistungen

Erschwernis- und Infektionszulagen

Die steuerfreie Behandlung setzt eine klare Dokumentation sowie ein Überwiegen der belastenden Tätigkeit voraus.

Schmutzzulage

Neue Richtwerte definieren die steuerliche Angemessenheit. Ohne entsprechende Nachweise besteht das Risiko einer steuerlichen Umqualifizierung.

10. Weitere praxisrelevante Themen

• Wohnbauförderungsbeitrag in Wien wird erhöht

• Veranlagungspflicht für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer

• Kontrollsechstel entfällt bei Teilpension

• Neue Haftungsregelungen bei Arbeitskräfteüberlassung im Baugewerbe

• Anpassungen bei Vordienstzeiten im Gastgewerbe

• Regelungen zur Fehlgeldentschädigung

Fazit

Die Änderungen ab 2026 sind umfassend und betreffen zahlreiche Bereiche gleichzeitig. Besonders im Fokus stehen dabei:

• erhöhte Dokumentationspflichten

• detailliertere Anforderungen in der Lohnverrechnung

• strengere steuerliche Rahmenbedingungen

Unser Tipp:

Prüfen Sie Ihre internen Abläufe rechtzeitig – insbesondere in der Lohnverrechnung und bei der Dokumentation. Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne bei der Umsetzung.

Visuelle Gestaltung: Vesna Jokic

Quelle: https://www.staerk-pv.at/