Gewinnausschüttung an Gesellschafter-Geschäftsführer mit mehr als 25 % Beteiligung – Was gilt?

Wenn Gesellschafter-Geschäftsführer mehr als 25 % an der GmbH hält, ist er/sie nicht nur wirtschaftlich eng mit dem Unternehmen verbunden – auch steuerlich ist diese Konstellation besonders zu prüfen. Wir erklären, was bei Gewinnausschüttungen in dieser Situation zu beachten ist: von Kapitalertragsteuer bis zu sozialversicherungsrechtlichen Risiken.

Ausgangslage: Beteiligung über 25 % – was bedeutet das?

Gesellschafter-Geschäftsführer:innen mit mehr als 25 % Beteiligung gelten als wesentlich beteiligte Personen gem § 22 Z 2 EStG. Das hat zur Folge:

• Arbeitsverhältnis: idR kein echtes Dienstverhältnis – daher keine Pflichtversicherung nach ASVG.

• Einkünfte aus selbständiger Arbeit – statt nichtselbständiger Arbeit.

• Sozialversicherung: nach GSVG

• Gestaltungsmöglichkeiten: größere steuerliche Flexibilität – aber auch erhöhte Prüfungsschärfe.

Formelle Voraussetzungen für eine Gewinnausschüttung

Die formellen Schritte zur Ausschüttung unterscheiden sich grundsätzlich nicht von jenen bei nicht-geschäftsführenden Gesellschafter:innen:

• Feststellung des Jahresabschlusses in der Generalversammlung (§ 35 GmbHG)

• Beschlussfassung zur Gewinnverwendung (Verbleib, Rücklage, Ausschüttung)

• Auszahlung des Ausschüttungsbetrags

• Meldung, Einbehalt und Abfuhr der KESt in Höhe von 27,5 %

Auch Gesellschafter-Geschäftsführer mit mehr als 25 % Beteiligung erhalten Ausschüttungen in Form von Kapitalerträgen, nicht als Arbeitslohn.

Achtung: Abgrenzung zur verdeckten Gewinnausschüttung (vGA)

Gerade bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern prüft das Finanzamt genau, ob:

• Honorare, Boni oder Sonderzahlungen nicht in Wahrheit verdeckte Ausschüttungen darstellen

• unübliche Vergütungen oder Vorteile gewährt wurden (z. B. kostenlose Fahrzeugnutzung, Mietvorteile, Darlehen zu 0 %)

• keine fremdübliche Vereinbarung besteht

• uvm

Verdeckte Ausschüttungen lösen ebenfalls KESt aus – jedoch oft rückwirkend, inklusive Verspätungszuschlägen, Säumniszinsen und potenzieller Abgabenhinterziehung.

Sozialversicherung: keine ASVG-Pflicht, aber GSVG prüfen

• Bei mehr als 25 % Beteiligung liegt kein echtes Dienstverhältnis vor, also keine lohnabhängige Abgabenpflicht (kein DB, DZ, KommSt) auf die Gewinnausschüttung.

• Der Gesellschafter-Geschäftsführer wird aber idR nach dem GSVG pflichtversichert sein.

Achtung: Gewinnausschüttungen an wesentlich beteiligte Geschäftsführer:innen lösen Sozialversicherungspflicht aus!

Unser Tipp: Nutzen Sie die jährliche Höchstbemessungsgrundlage aus, indem Sie – soweit möglich – Gewinnausschüttungen aus Gewinnen mehrere Jahre in einem Jahr bündeln und dann gesammelt auszahlen. So kann die Höchstbemessungsgrundlage optimal ausgenutzt werden.

Kapitalertragsteuer (KESt) korrekt abführen

• 27,5 % KESt sind von der GmbH einzubehalten und idR bnnen 7 Tagen ab Beschlussfassung an das Finanzamt zu melden und abzuführen.

• Die KESt wirkt für Privatpersonen abgeltend – keine Pflicht zur Erklärung in der Einkommensteuer, außer bei freiwilliger Veranlagung (z. B. für Verlustausgleich).

Bei Verzicht auf Ausschüttung und Belassen auf einem Verrechnungskonto (z. B. „offene Ausschüttung“), ist KESt trotzdem zu entrichten – nicht erst bei tatsächlicher Auszahlung!

Tipps zur Gestaltung und Dokumentation

• Eindeutige Trennung von Honorar und Ausschüttung: Geschäftsführerhonorar über Honorarnoten, Ausschüttung über Beschluss

• Fremdvergleich sicherstellen: insbesondere bei Sonderleistungen oder nicht marktüblichen Vereinbarungen (z. B. Mieten, Zinssätze, Beteiligungsrechte)

• Protokolle und Verträge sorgfältig aufbewahren: insbesondere in Betriebsprüfungen von großer Bedeutung

• Klarheit über Beteiligungsverhältnisse und Stimmrechte: Beteiligung über 25 % = beherrschender Einfluss = andere arbeits- und SV-rechtliche Einordnung

Fazit

Die Gewinnausschüttung an Gesellschafter-Geschäftsführer:innen mit mehr als 25 % Beteiligung bietet Chancen zur steuerlich effizienten Entnahme, erfordert aber auch saubere vertragliche und steuerliche Gestaltung.

Besonders wichtig ist:

• klare Trennung von Honorar und Ausschüttung

• ordnungsgemäßer KESt-Abzug

• Vermeidung von verdeckten Ausschüttungen

Wir bei Simplify Tax unterstützen Sie dabei, Ihre Entnahmestrategien rechtssicher zu gestalten – und helfen, Risiken durch vGA, falsche SV-Einstufung oder KESt-Verstöße von Beginn an zu vermeiden.